miércoles, 6 de abril de 2016

Organización de una Empresa

Organización de la empresa
INTRODUCCIÓN
  • La organización es la configuración que se hace de las diferentes tareas y responsabilidades, fijando su estructura de manera que se logren los fines establecidos por la empresa. Esta organización supone ordenar y coordinar todas las actividades, así como los medios materiales y humanos necesarios. En una organización estructurada correctamente cada persona tiene una labor específica. De esta manera, los distintos empleados dedican su tiempo a la ejecución de sus tareas y no a competir entre ellos por subir de nivel o por influencias; esto es así porque las relaciones de autoridad, la información, los métodos de trabajo, procedimientos y responsabilidades están previstos de antemano por la organización. Dicha organización es la variable que más influye en el rendimiento de los trabajadores y, por tanto, también en el de la empresa. La organización se conforma mediante una red de relaciones  que se producen en el ámbito empresarial y que han sido planificadas por la dirección y establecidas con anterioridad

la organización empresarial corresponde al proceso de organización de empresa en los talentos (humanos, financieros y materiales) de los que dispone la empresa, para alcanzar los objetivos deseados. Son muchos los modelos de organización que podemos encontrar. Las estructuras más comunes son:
*      Organización lineal
*      Sistema de organización lineal con personal de asesoramiento.
*      Sistema de organización lineal con comités o consejos.
*      Organización funcional
*      Sistema de organización funcional o departamental.
*      Sistema de organización mixto, o sea la integral.
*      Organización matricial









Niveles
Ø Nivel directivo

Las funciones principales son; legislar políticas, crear y normas procedimientos que debe seguir la organización. Así como también realizar  reglamentos,  decretar  resoluciones  que permitan el mejor desenvolvimiento administrativo y operacional de la empresa. Este organismo constituye el primer Nivel jerárquico de la empresa, formado principalmente por la Junta General de Accionistas.
Ø Nivel ejecutivo
 Es  el segundo al mando de la organización, es el responsable del manejo de la organización, su función consistente en hacer cumplir las políticas, normas, reglamentos, leyes y procedimientos que disponga el nivel directivo. Así como también planificar, dirigir, organizar, orientar y controlar las tareas administrativas de la empresa. 
Este  nivel,  se encarga de manejar   Planes,  Programas, Métodos  y  otras técnicas  administrativas  de  alto  nivel,  en coordinación con el nivel operativo y auxiliares, para su ejecución. Velara el cumplimiento de las leyes y reglamento obligatorios y necesarios para el funcionamiento de la organización.
El nivel ejecutivo o directivo es unipersonal, cuando exista un Director o Gerente.

Ø  Nivel asesor
No tiene autoridad  en  mando, únicamente  aconseja,  informa,  prepara  proyectos  en materia jurídica, económica, financiera, contable, industrial y demás áreas que tenga que ver con la empresa.

Ø  Nivel auxiliar o de apoyo

Apoya  a  los  otros  niveles  administrativos,  en  la prestación  de  servicios,  en  forma oportuna y eficiente.

Ø  Nivel operativo
Constituye el nivel más importante de la empresa y es el responsable directo de la ejecución  de  las  actividades  básicas  de  la  empresa,  siendo el pilar de la producción y comercialización. Tiene el segundo grado de autoridad y es responsable del cumplimiento de las actividades encomendadas a la unidad, bajo su mando puede delegar autoridad, más no responsabilidad.

Ø   Coordinaciones
Tiene autoridad solo hacia sus dependientes y asesora, puede delegar autoridad, más no responsabilidad. Consiste  en integrar las actividades de departamentos independientes para perseguir las metas de la organización con eficacia. El grado de coordinación dependerá de la naturaleza de las tareas realizadas y del grado de interdependencia que existe entre las personas de las diversas unidades
Cuando el intercambio de información es menos importante, el trabajo se puede efectuar con mayor eficiencia, con menos interacción entre departamentos o secciones.

Ø  Puestos operativos
Es la parte fundamental en la producción o realización de tareas primarias y/o. No tiene autoridad ni delega


Principios
Existen nueve principios que proporcionan la pauta para establecer una organización, se encuentran íntimamente relacionados, y son:

1.- Del objetivo: Todas y cada una de las actividades establecidas en la organización deben relacionarse con los objetivos y propósitos de la empresa. La existencia de un puesto solo es justificable si sirve para alcanzar realmente los objetivos, sin embargo, la realidad muestra que muchas veces se crean puestos con la consecuente implicación de costos y esfuerzos inútiles.

2.- Especialización: El trabajo de una persona debe limitarse, hasta donde sea posible, a la ejecución de una sola actividad. El trabajo se realizara más fácilmente si se subdivide en actividades claramente relacionadas y delimitadas, mientras más específico y menor sea el campo de acción de un individuo, mayor será su eficiencia y destreza.

3.- Jerarquía: Es necesario establecer centros de autoridad de los que emane la comunicación necesaria para lograr los planes, en los cuales la autoridad y la responsabilidad fluyan en una línea clara e ininterrumpida, desde el más alto ejecutivo hasta el nivel más bajo.

4.- Paridad de autoridad y responsabilidad: A cada grado de responsabilidad conferido, debe corresponder el grado de autoridad necesario para cumplir dicha responsabilidad. No tiene objeto hacer responsable a una persona por determinado trabajo si no se le otorga la autoridad necesaria para poder realizarlo.

5.- Unidad de mando:
Al determinar un centro de autoridad y decisión para cada función, debe asignarse un solo jefe, y que los subordinados no deberán reportar a más de un superior.

6.- Difusión: Las obligaciones de cada puesto que cubren responsabilidad y autoridad, deben publicarse y ponerse, por escrito a disposición de todos aquellos miembros de la empresa que tengan relación con las mismas.

7.- Amplitud o tramo de control: Hay un límite en cuanto al número de subordinados que deben reportar a un ejecutivo, de tal manera que éste pueda realizar todas sus funciones eficientemente. Un gerente no debe ejercer autoridad directa a más de cinco o seis subordinados, a fin de asegurar que no esté sobrecargado, y que esté en la posibilidad de atender otras funciones más importantes.

8.- De la coordinación:
Las unidades de una organización siempre deberán mantenerse en equilibrio. Todas las funciones deben apoyarse completamente y combinarse, a fin de lograr un objetivo común; en esta forma, la organización funcionara con un sistema armónico en el que todas sus partes actuaran oportunamente y eficazmente, sin ningún antagonismo.

9.- Continuidad: Una vez que se ha establecido, la estructura organizacional requiere mantenerse, mejorarse y ajustarse a las condiciones del medio ambiente.
ORGANIGRAMA
El organigrama  es un documento que representa gráficamente la estructura de la empresa y permite darse cuenta mediante un informe complementario y las distintas relaciones  que existe entre los departamentos y servicios Es un gráfico que se representa las unidades organizativas y las relaciones que existen entre ellas .proporcionan una visión inmediata del modo en que se articula la estructura de la organización.
Es la representación gráfica de la estructura formal de una empresa, organización o entidad. Estos muestran las estructuras departamentales, las interrelaciones, las funciones, los niveles jerárquicos, la responsabilidad-autoridad existentes dentro de esta. También son conocidos como graficas de organización o cartas de organización. El organigrama tiene una doble finalidad:
·        Informa de los niveles jerárquicos que existen dentro de la empresa.
·        Da a conocer los niveles de autoridad que existen dentro de la empresa.
En el organigrama no se encuentra toda la información sobre la organización de la empresa; este debe ir acompañado de los manuales administrativos y de organización de la empresa (Políticas y Lineamientos internos, funciones de cada puesto), flujogramas y análisis de puestos. Todo organigrama tiene que cumplir los siguientes requisitos:
o   Tiene que ser fácil de entender y sencillo de utilizar para cualquier persona o empleado dentro de la empresa.
o   Debe contener únicamente los elementos indispensables.
Por lo tanto tenemos que la definición de organigrama es: “El organigrama es la representación gráfica de la estructura organizacional de una empresa o entidad productiva, comercial, administrativa, política y de servicios, en la que se muestra en forma esquemática, la posición de las áreas que la integran, sus líneas de autoridad, relaciones del personal, líneas de comunicación y asesoría
Existen 3 formas de representar los organigramas:
  •  vVERTICAL. En la que los niveles jerárquicos quedan determinados de arriba abajo.
  • v HORIZONTAL. Los niveles jerárquicos se representan de izquierda a derecha.

v MIXTOS. Se utiliza por razones de espacio, mezcla vertical con horizontal.
CLASIFICACIÓN O TIPOS DE ORGANIGRAMAS
Teniendo en cuenta que los organigramas son muy importantes y de mucha utilidad para las empresas, todos aquellos que participan en su diseño y elaboración deben conocer cuáles son los tipos de organigramas que existen y cuáles son sus características principales de cada uno de ellos. Los organigramas de clasifican de acuerdo a: A) Por su contenido; B) Por su objeto; C) Por su área.
I.- POR SU CONTENIDO.
Solo existen 2 tipos de organigramas que se clasifican de acuerdo a su contenido:
Esquemáticos. Contiene la representación gráfica solo de los órganos principales; se elaboran para el público en general y no contienen detalles minuciosos.
Analíticos. Su representación gráfica es más detallada y técnica; muestra cada uno de los departamentos y sus funciones principales. Este tipo de organigrama va dirigido para los funcionarios y empleados de la empresa o entidad.
II.- POR SU ÁREA.
Solo hay 2 tipos de organigramas que se clasifican por su tipo de área. 

Ø  Generales. Contienen información representativa de una organización hasta determinado nivel jerárquico, según su magnitud y características. En el sector público puede abarcar hasta la Dirección General del organismo o su equivalente; en tanto, en el sector privado suele abarcar hasta el nivel de jefatura de departamento u oficina. También se les conoce como cartas maestras.
Ø Departamentales. Representa la organización de un departamento o sección de la empresa.
 CRITERIOS PARA LA PREPARACIÓN DE UN ORGANIGRAMA.
Los organigramas deben ser muy claros; se recomienda que no tengan un número excesivo de cuadros y puestos; no deben comprender a los trabajadores o empleados ordinarios, lo más usual es hacerlo del Director General a Gerentes y a Jefes de Departamentos o de Áreas y supervisores de último nivel. Los organigramas deben contener nombre de funciones y NO de personas; cuando se desea que estos últimos figuren, conviene colocar dentro del mismo cuadro, con una letra mayor, el nombre del puesto y con una letra menor, el nombre de la persona que lo ocupa. Estos no deben representar un número muy grande de elementos dentro de la organización ya que serían confusos. Los organigramas al momento de hacerlos deben contener principalmente:
A continuación se presentan algunos ejemplos de estructuras organizacionales teniendo en cuenta el tamaño de la empresa:
  • Organigrama de una pequeña empresa:

Los organigramas de las pequeñas empresas son sencillos, en donde inicialmente el gerente tiene que desarrollar varias funciones, a medida que la empresa se empiece a desarrollar y crecer las actividades gerenciales va siendo más especializadas:
  • Organigrama de una mediana empresa:
Los organigramas de las medianas empresas, ya presentan estructuras con mayores niveles jerárquicos y se observa más especialidades.

  • Organigrama gran empresa:
Las grandes empresas incrementan sus niveles de jerarquía y a la vez cada cargo tiene sus funciones y responsabilidades más específicas, debido al alto volumen de las operaciones, en Colombia las empresas que presentan este tipo de estructuras es muy reducido.






AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD
La  autoridad y responsabilidad  empresarial de los gerentes, jefes y supervisores debe estar enmarcada dentro de unas tareas específicas, para que se puedan ejercer acorde con la misión institucional. Según Joaquín Rodríguez Valencia: "La autoridad es el derecho a exigir de los subordinados basado en el puesto formal y el control sobre las recompensas y castigos. Este tipo de autoridad es impersonal, se deriva del puesto y no del individuo. La obligación muestra el trabajo asignado a un puesto y puede ser mental o físico para desempeñar una tarea, por ello las obligaciones deben definirse de manera clara, esto implica lo que debe hacerse en cada puesto, por ejemplo: las obligaciones de una secretaria. La responsabilidad se relaciona con el flujo de autoridad y las obligaciones, en tanto que el subordinado tiene la obligación de realizar su responsabilidad y ejercer la autoridad en los términos de las políticas establecidas"
 La Estructura Organizacional.
 En toda empresa, sin importar su actividad económica o tamaño se requiere establecer una estructura que le permita hacer una adecuada distribución de los órganos o cargos que la componen.  Por lo cual, se debe diseñar una estructura organizacional acorde a los requerimientos  de la empresas  que debe ser plasmadas en un organigrama, el cual presenta la radiografía de los diferentes niveles de manera que se pueda identificar las diferentes áreas de la empresa al igual que las jerarquías de la misma, estas estructuras pueden clasificarse en lineal, Funcional, Línea y Staff. 
  Lineal:
Este tipo de estructura concentra la autoridad en una sola persona, ya sea gerente o director, en donde el jefe toma todas las funciones, así como la responsabilidad del mando. De esta forma los subordinados desarrollan las actividades acorde con las instrucciones del jefe. Este tipo de organización se fundamenta más en la autoridad y responsabilidad que en las capacidades de las personas; por tanto cada subordinado es responsable ante su superior de jerarquía, es decir siempre hay un supervisor que con autoridad dirige a un subordinado (se aplica en las pequeñas empresas).
 Al implementar una estructura lineal dentro de la empresa se deben tener en cuenta los aspectos positivos y negativos, como:
Positivos:
* Es sencilla y de fácil comprensión: debido a que la cantidad de cargos es relativamente pequeña, la cúpula solo representa un cargo centralizador y el subordinado únicamente se relaciona con su superior.
* Clara delimitación de las responsabilidades de los cargos involucrados: Esto proporciona una jurisdicción notablemente precisa.
* Estabilidad considerable: Permite el funcionamiento tranquilo de la organización gracias a la centralización de las decisiones por un lado y a la rígida disciplina garantizada por la unidad de mando por el otro.
Negativos:
* Rígida e Inflexible: La estabilidad y la constancia de las relaciones formales pueden conducir a la rigidez y a la inflexibilidad de la organización lineal lo que dificulta la innovación y la adaptación de la organización a nuevas situaciones o condiciones externas.
* Excesivo énfasis en la jefatura: La unidad de mando hace del jefe un generalista que no puede especializarse en nada, la organización lineal impide la especialización puesto que ocupa a todos los jefes en todos los asuntos posibles en la organización. 
 Funcional:
Esta estructura se establece acorde con la naturaleza de las actividades a realizar por departamentos o secciones, basándose en los principios de la división del trabajo, teniendo en cuenta las capacidades de las personas y el cargo a ocupar, los jefes se ubican por departamentos o áreas de la empresa cumpliendo una función específica; el supervisor de todos los jefes es el gerente o director de la empresa, quien verifica que las actividades se desarrollen acorde con los objetivos y misión institucional (aplicable a medianas y grandes empresas).

Aspectos a tener en cuenta en la estructura funcional
Positivos:
Proporciona el máximo de especialización a los diversos cargos de la organización: esto permite que cada cargo se concentre exclusivamente en su trabajo o función y no en las demás tareas secundarias.
Permite la mejor supervisión técnica posible: Cada cargo reporta ante expertos en su campo de especialización.
Separa las funciones de planeación control de las funciones de ejecución: Existe una especialización de la planeación y del control, así como de la ejecución, lo cual facilita la plena concentración en cada actividad sin que deba prestarse atención a las demás.
 Negativos:
* Esparcimiento, en consecuencia perdida de la unidad de mando: la sustitución de la autoridad lineal por la autoridad funcional, relativa y dividida dificulta que los cargos superiores controlen el funcionamiento de los cargos inferiores.
* Subordinación simple: Si la organización tiene problemas en la delegación de autoridad, también los presenta en la delimitación de las responsabilidades.
* Tendencia a la competencia entre los especialistas: Puesto que los cargos son especializados en determinadas actividades tienden a imponer a la organización su punto de vista y su enfoque en los problemas que surgen.
 Línea y Staff:
Este tipo de estructura organizacional combina las relaciones lineales de autoridad directa con las de consulta y asesoramiento con los departamentos o staff. Los departamentos en línea se ocupan de las decisiones, y los de staff realizan apoyo y asesoramiento. Esta estructura y la matricial son las únicas formas para cubrir la organización en la pymes.
Aspectos a tener en cuenta en la estructura Línea y Staff
Positivos:
* Asegura asesoría especializada e innovadora y mantiene el principio de autoridad.
* Actividad conjunta y coordinada de los órganos de línea y los órganos de staff. La organización línea-staff se caracteriza por la existencia de órganos de línea y órganos de staff.
Negativos:
* Conflictos entre la asesoría y los demás órganos y viceversa: existe un probabilidad de conflictos entre los órganos de línea y los de staff basados en que el asesor de staff generalmente tiene mejor formación académica pero menor experiencia; el personal de línea puede sentir que los asesores quieren quitarles porciones de autoridad para aumentar su prestigio y posición, etc.
* Dificultad en la obtención y mantenimiento del equilibrio dinámico entre línea y staff: el tipo de organización de línea y staff puede llevar a desequilibrios y distorsiones inevitables

FORMAS DE ORGANIZACIÒN
Hay tres formas fundamentales de organización empresarial: la propiedad individual, la sociedad colectiva y la sociedad anónima. Una empresa de propiedad individual es aquella que es propiedad de un individuo, que lógicamente tiene pleno derecho a recibir los beneficios que genere el negocio y es totalmente responsable de las perdidas en que incurre. La propiedad individual es la forma más simple de establecer un negocio. Aunque la propiedad individual es simple y flexible, tiene serios inconvenientes, pues la capacidad financiera y de trabajo de una persona es limitada.
Organización Lineal
Se originó con los antiguos ejércitos y en la organización eclesiástica de la era medieval. Es una organización muy simple y de conformación piramidal, donde cada jefe recibe y transmite todo lo que sucede en su área, cada vez que las líneas de
comunicación son rígidamente establecidas. Tiene una organización básica o primaria y forma un fundamento de la organización. Sus características las pasaremos a enunciar a continuación.
  • Autoridad lineal y única: Es la autoridad del superior sobre los subordinados. Cada subordinado se reporta solamente a su superior, tiene un solo jefe y no recibe ordenes de ningún otro.
  • Líneas formales de comunicación: La comunicación se establece a través de las líneas existentes en el organigrama. Cada superior centraliza las comunicaciones en línea ascendente de los subordinados.
  • Centralización de las decisiones: Su característica es el desdoblamiento y convergencia de la autoridad hacia la cúspide de la organización. Solo existe una autoridad suprema que centraliza todas las decisiones y controla la organización.
  • Construcción de la organización interna
Los principales objetivos de la organización son: desarrollo, estabilidad e interacción. Esta última es la provisión de medios para que sus miembros se asocien, recíprocamente en actividades que hacen a la organización.
La organización funcional
El principio fundamental es el Staff.
Este tipo de organización se sustituyó en la organización lineal por la funcional en la que cada operario pasa a reportar, no solo a su jefe superior, sino
a varios, pero cada uno en su especialidad.
Las características principales de la organización funcional son:
  1. Autoridad funcional o dividida: Esta se basa en la especialización, es autoridad de conocimiento y se expande a toda la organización.
  2. Línea directa de comunicación: Las comunicaciones son efectuadas directamente sin necesidad de intermediarios.
  3. Descentralización de las decisiones: No es la jerarquía sino la especialidad quien promueve las decisiones.
  4. Énfasis en la especialización: Cada órgano o cargo contribuye con su especialidad a la organización. Organización de una gran empresa industrial fabricante de tejidos
Staff: El Staff es el resultado de la organización lineal y funcional, en esta organización existen órganos de decisión en la asesoría.
Los órganos de línea se caracterizan por la autoridad lineal y el principio escalar, mientras que los órganos staff prestan asesoría a servicios
especializados.
Organización de una gran empresa industrial fabricante de tejidos


RESUMEN

La organización se conforma mediante una red de relaciones  que se producen en el ámbito empresarial y que han sido planificadas por la dirección y establecidas con anterioridad, es la configuración que se hace de las diferentes tareas y responsabilidades, fijando su estructura de manera que se logren los fines establecidos por la empresa. La organización de empresa en los talentos (humanos, financieros y materiales) de los que dispone la empresa, para alcanzar los objetivos deseados. Son muchos los modelos de organización que podemos encontrar.



SUMMARY

The organization is formed through a network of relationships that occur in the business field and that had been planned by the direction and laid down previously, is the configuration that is made of the different tasks and responsibilities, setting its structure so as to achieve the purposes set forth by the company. The Organization of company talent (human, financial and material) available to the company, to achieve the desired objectives. There are many models of organization we can find.

RECOMENDACIONES
para organizar una empresa hay que tener encuenta que este bien organizada y flexible para poder manejar bien la empresa.la  organización empresarial corresponde al proceso de organización de empresa en los talentos (humanos, financieros y materiales) de los que dispone la empresa, para alcanzar los objetivos deseados.

CONCLUSIONES
para una buena organización tiene que haber comunicación y coordinador entre todos los que pertenecen a la empresa

APRECIACIÓN DEL GRUPO
Para una buena organización de una empresa hay que saber cómo funciona una empresa tienes que tener visión, misión por parte del empresario.
 Ya que cada persona tiene diferente opinión.

GLOSARIO DE TÉRMINOS


Incurre:Llevar a cabo una falta u error.


BIBLIOGRAFÌA O LINKOGRAFÌA
http://clasificaciondelaempresas.blogspot.com/
http://es.slideshare.net/kerlyCarrera/niveles-empresariales-15495038
https://es.wikipedia.org/wiki/Organizaci%C3%B3n_de_empresas
http://assets.mheducation.es/bcv/guide/capitulo/8448146859.pdf
http://autoridad.blogspot.pe/2005/10/autoridad-y-responsabilidad-visin.html
http://3cero.com/organizacion-empresa-es-mucho-mas/
http://anayeli-organizacion.blogspot.pe/2009/05/principios-de-la-organizacion.html
http://www.apuntes.com/otros/principios-organizativos-de-una-empresa
 http://es.slideshare.net/mparedeslo/principios-de-la-organizacion-39858843


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