Organización de la empresa
INTRODUCCIÓN
- La organización es la configuración que se hace de las diferentes tareas y responsabilidades, fijando su estructura de manera que se logren los fines establecidos por la empresa. Esta organización supone ordenar y coordinar todas las actividades, así como los medios materiales y humanos necesarios. En una organización estructurada correctamente cada persona tiene una labor específica. De esta manera, los distintos empleados dedican su tiempo a la ejecución de sus tareas y no a competir entre ellos por subir de nivel o por influencias; esto es así porque las relaciones de autoridad, la información, los métodos de trabajo, procedimientos y responsabilidades están previstos de antemano por la organización. Dicha organización es la variable que más influye en el rendimiento de los trabajadores y, por tanto, también en el de la empresa. La organización se conforma mediante una red de relaciones que se producen en el ámbito empresarial y que han sido planificadas por la dirección y establecidas con anterioridad
la organización
empresarial corresponde al proceso de organización de empresa en los talentos
(humanos, financieros y materiales) de los que dispone la empresa, para
alcanzar los objetivos deseados. Son muchos los modelos de organización que
podemos encontrar. Las estructuras más comunes son:
Organización lineal
Sistema de organización
lineal con personal de asesoramiento.
Sistema de organización
lineal con comités o consejos.
Organización funcional
Sistema de organización
funcional o departamental.
Sistema de organización
mixto, o sea la integral.
Organización matricial
Niveles
Ø Nivel directivo
Las funciones principales son; legislar políticas, crear y normas
procedimientos que debe seguir la organización. Así como también realizar
reglamentos, decretar resoluciones que permitan el mejor
desenvolvimiento administrativo y operacional de la empresa. Este organismo
constituye el primer Nivel jerárquico de la empresa, formado principalmente por
la Junta General de Accionistas.
Ø Nivel ejecutivo
Es el segundo al mando
de la organización, es el responsable del manejo de la organización, su función
consistente en hacer cumplir las políticas, normas, reglamentos, leyes y
procedimientos que disponga el nivel directivo. Así como también planificar,
dirigir, organizar, orientar y controlar las tareas administrativas de la
empresa.
Este nivel, se encarga de manejar
Planes, Programas, Métodos y otras técnicas
administrativas de alto nivel, en coordinación con el
nivel operativo y auxiliares, para su ejecución. Velara el cumplimiento de las
leyes y reglamento obligatorios y necesarios para el funcionamiento de la
organización.
El nivel ejecutivo o directivo es unipersonal, cuando
exista un Director o Gerente.
Ø Nivel asesor
No tiene autoridad en mando,
únicamente aconseja, informa, prepara proyectos
en materia jurídica, económica, financiera, contable, industrial y demás áreas
que tenga que ver con la empresa.
Ø Nivel auxiliar o de apoyo
Apoya a los otros
niveles administrativos, en la prestación de
servicios, en forma oportuna y eficiente.
Ø Nivel operativo
Constituye el nivel más importante de la empresa y es
el responsable directo de la ejecución de las
actividades básicas de la empresa, siendo el
pilar de la producción y comercialización. Tiene el segundo grado de autoridad
y es responsable del cumplimiento de las actividades encomendadas a la unidad,
bajo su mando puede delegar autoridad, más no responsabilidad.
Ø Coordinaciones
Tiene autoridad solo hacia sus dependientes y asesora,
puede delegar autoridad, más no responsabilidad. Consiste en integrar las
actividades de departamentos independientes para perseguir las metas de la
organización con eficacia. El grado de coordinación dependerá de la naturaleza
de las tareas realizadas y del grado de interdependencia que existe entre las
personas de las diversas unidades
Cuando el intercambio de información es menos
importante, el trabajo se puede efectuar con mayor eficiencia, con menos
interacción entre departamentos o secciones.
Ø Puestos operativos
Es la parte fundamental en la producción o realización de tareas primarias
y/o. No tiene autoridad ni delega
Principios
Existen nueve
principios que proporcionan la pauta para establecer una organización, se
encuentran íntimamente relacionados, y son:
1.- Del objetivo: Todas y cada una de las actividades establecidas en la organización deben relacionarse con los objetivos y propósitos de la empresa. La existencia de un puesto solo es justificable si sirve para alcanzar realmente los objetivos, sin embargo, la realidad muestra que muchas veces se crean puestos con la consecuente implicación de costos y esfuerzos inútiles.
2.- Especialización: El trabajo de una persona debe limitarse,
hasta donde sea posible, a la ejecución de una sola actividad. El trabajo se
realizara más fácilmente si se subdivide en actividades claramente relacionadas
y delimitadas, mientras más específico y menor sea el campo de acción de un
individuo, mayor será su eficiencia y destreza.
3.- Jerarquía: Es necesario establecer centros de autoridad de los que emane la comunicación necesaria para lograr los planes, en los cuales la autoridad y la responsabilidad fluyan en una línea clara e ininterrumpida, desde el más alto ejecutivo hasta el nivel más bajo.
4.- Paridad de autoridad y responsabilidad: A cada grado de responsabilidad conferido, debe corresponder el grado de autoridad necesario para cumplir dicha responsabilidad. No tiene objeto hacer responsable a una persona por determinado trabajo si no se le otorga la autoridad necesaria para poder realizarlo.
5.- Unidad de mando: Al determinar un centro de autoridad y decisión para cada función, debe asignarse un solo jefe, y que los subordinados no deberán reportar a más de un superior.
6.- Difusión: Las obligaciones de cada puesto que cubren responsabilidad y autoridad, deben publicarse y ponerse, por escrito a disposición de todos aquellos miembros de la empresa que tengan relación con las mismas.
7.- Amplitud o tramo de control: Hay un límite en cuanto al número de subordinados que deben reportar a un ejecutivo, de tal manera que éste pueda realizar todas sus funciones eficientemente. Un gerente no debe ejercer autoridad directa a más de cinco o seis subordinados, a fin de asegurar que no esté sobrecargado, y que esté en la posibilidad de atender otras funciones más importantes.
8.- De la coordinación: Las unidades de una organización siempre deberán mantenerse en equilibrio. Todas las funciones deben apoyarse completamente y combinarse, a fin de lograr un objetivo común; en esta forma, la organización funcionara con un sistema armónico en el que todas sus partes actuaran oportunamente y eficazmente, sin ningún antagonismo.
9.- Continuidad: Una vez que se ha establecido, la estructura organizacional requiere mantenerse, mejorarse y ajustarse a las condiciones del medio ambiente.
3.- Jerarquía: Es necesario establecer centros de autoridad de los que emane la comunicación necesaria para lograr los planes, en los cuales la autoridad y la responsabilidad fluyan en una línea clara e ininterrumpida, desde el más alto ejecutivo hasta el nivel más bajo.
4.- Paridad de autoridad y responsabilidad: A cada grado de responsabilidad conferido, debe corresponder el grado de autoridad necesario para cumplir dicha responsabilidad. No tiene objeto hacer responsable a una persona por determinado trabajo si no se le otorga la autoridad necesaria para poder realizarlo.
5.- Unidad de mando: Al determinar un centro de autoridad y decisión para cada función, debe asignarse un solo jefe, y que los subordinados no deberán reportar a más de un superior.
6.- Difusión: Las obligaciones de cada puesto que cubren responsabilidad y autoridad, deben publicarse y ponerse, por escrito a disposición de todos aquellos miembros de la empresa que tengan relación con las mismas.
7.- Amplitud o tramo de control: Hay un límite en cuanto al número de subordinados que deben reportar a un ejecutivo, de tal manera que éste pueda realizar todas sus funciones eficientemente. Un gerente no debe ejercer autoridad directa a más de cinco o seis subordinados, a fin de asegurar que no esté sobrecargado, y que esté en la posibilidad de atender otras funciones más importantes.
8.- De la coordinación: Las unidades de una organización siempre deberán mantenerse en equilibrio. Todas las funciones deben apoyarse completamente y combinarse, a fin de lograr un objetivo común; en esta forma, la organización funcionara con un sistema armónico en el que todas sus partes actuaran oportunamente y eficazmente, sin ningún antagonismo.
9.- Continuidad: Una vez que se ha establecido, la estructura organizacional requiere mantenerse, mejorarse y ajustarse a las condiciones del medio ambiente.
ORGANIGRAMA
El organigrama es un documento que representa gráficamente
la estructura de la empresa y permite darse cuenta mediante un informe
complementario y las distintas relaciones
que existe entre los departamentos y servicios Es un gráfico que se representa las unidades
organizativas y las relaciones que existen entre ellas .proporcionan una visión
inmediata del modo en que se articula la estructura de la organización.
Es la representación
gráfica de la estructura formal de una empresa, organización o entidad. Estos
muestran las estructuras departamentales, las interrelaciones, las funciones,
los niveles jerárquicos, la responsabilidad-autoridad existentes dentro de
esta. También son conocidos como graficas de organización o cartas de
organización. El organigrama tiene una doble finalidad:
·
Informa de los niveles jerárquicos que existen dentro
de la empresa.
·
Da a conocer los niveles de autoridad que existen
dentro de la empresa.
En el organigrama no se encuentra toda la información
sobre la organización de la empresa; este debe ir acompañado de los manuales
administrativos y de organización de la empresa (Políticas y Lineamientos
internos, funciones de cada puesto), flujogramas y análisis de puestos. Todo
organigrama tiene que cumplir los siguientes requisitos:
o Tiene que
ser fácil de entender y sencillo de utilizar para cualquier persona o empleado
dentro de la empresa.
o Debe
contener únicamente los elementos indispensables.
Por lo tanto tenemos que la definición de organigrama
es: “El organigrama es la representación gráfica de la estructura
organizacional de una empresa o entidad productiva, comercial, administrativa,
política y de servicios, en la que se muestra en forma esquemática, la posición
de las áreas que la integran, sus líneas de autoridad, relaciones del personal,
líneas de comunicación y asesoría
Existen 3 formas de representar los organigramas:
- vVERTICAL. En la que los niveles jerárquicos quedan determinados de arriba abajo.
- v HORIZONTAL. Los niveles jerárquicos se representan de izquierda a derecha.
v MIXTOS. Se
utiliza por razones de espacio, mezcla vertical con horizontal.
CLASIFICACIÓN O TIPOS DE ORGANIGRAMAS
Teniendo en
cuenta que los organigramas son muy importantes y de mucha utilidad para las
empresas, todos aquellos que participan en su diseño y elaboración deben
conocer cuáles son los tipos de organigramas que existen y cuáles son sus
características principales de cada uno de ellos. Los organigramas de
clasifican de acuerdo a: A) Por su contenido; B) Por su objeto; C) Por su área.
I.- POR SU CONTENIDO.
Solo existen
2 tipos de organigramas que se clasifican de acuerdo a su contenido:
Esquemáticos. Contiene
la representación gráfica solo de los órganos principales; se elaboran para el
público en general y no contienen detalles minuciosos.
Analíticos. Su representación
gráfica es más detallada y técnica; muestra cada uno de los departamentos y sus
funciones principales. Este tipo de organigrama va dirigido para los
funcionarios y empleados de la empresa o entidad.
II.- POR SU ÁREA.
Solo hay 2
tipos de organigramas que se clasifican por su tipo de área.
Ø Departamentales. Representa
la organización de un departamento o sección de la empresa.
CRITERIOS PARA LA PREPARACIÓN DE UN
ORGANIGRAMA.
Los
organigramas deben ser muy claros; se recomienda que no tengan un número
excesivo de cuadros y puestos; no deben comprender a los trabajadores o
empleados ordinarios, lo más usual es hacerlo del Director General a Gerentes y
a Jefes de Departamentos o de Áreas y supervisores de último nivel. Los
organigramas deben contener nombre de funciones y NO de personas; cuando se
desea que estos últimos figuren, conviene colocar dentro del mismo cuadro, con
una letra mayor, el nombre del puesto y con una letra menor, el nombre de la
persona que lo ocupa. Estos no deben representar un número muy grande de
elementos dentro de la organización ya que serían confusos. Los organigramas al
momento de hacerlos deben contener principalmente:
A continuación se presentan algunos ejemplos de estructuras
organizacionales teniendo en cuenta el tamaño de la empresa:
- Organigrama de una pequeña
empresa:
Los organigramas de las pequeñas
empresas son sencillos, en donde inicialmente el gerente tiene que desarrollar
varias funciones, a medida que la empresa se empiece a desarrollar y crecer las
actividades gerenciales va siendo más especializadas:
- Organigrama de una mediana empresa:
Los organigramas de las medianas empresas, ya presentan estructuras con mayores niveles jerárquicos y se observa más especialidades.
- Organigrama gran empresa:
Las grandes empresas
incrementan sus niveles de jerarquía y
a la vez cada cargo tiene sus funciones y responsabilidades más específicas,
debido al alto volumen de las operaciones, en Colombia las empresas que
presentan este tipo de estructuras es muy reducido.
AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD
La autoridad y responsabilidad empresarial de los gerentes, jefes y
supervisores debe estar enmarcada dentro de unas tareas específicas, para que
se puedan ejercer acorde con la misión institucional. Según Joaquín Rodríguez
Valencia: "La autoridad es el derecho a exigir de los subordinados basado
en el puesto formal y el control sobre las recompensas y castigos. Este tipo de
autoridad es impersonal, se deriva del puesto y no del individuo. La obligación
muestra el trabajo asignado a un puesto y puede ser mental o físico para
desempeñar una tarea, por ello las obligaciones deben definirse de manera
clara, esto implica lo que debe hacerse en cada puesto, por ejemplo: las
obligaciones de una secretaria. La responsabilidad se relaciona con el flujo de
autoridad y las obligaciones, en tanto que el subordinado tiene la obligación
de realizar su responsabilidad y ejercer la autoridad en los términos de las
políticas establecidas"
La Estructura Organizacional.
En toda empresa, sin importar
su actividad económica o tamaño se requiere establecer una estructura que le
permita hacer una adecuada distribución de los órganos o cargos que la
componen. Por lo cual, se debe diseñar una estructura organizacional
acorde a los requerimientos de la empresas que debe ser plasmadas
en un organigrama, el cual presenta la radiografía de los diferentes niveles de
manera que se pueda identificar las diferentes áreas de la empresa al igual que
las jerarquías de la misma, estas estructuras pueden clasificarse en lineal,
Funcional, Línea y Staff.
Lineal:
Este tipo de estructura concentra la
autoridad en una sola persona, ya sea gerente o director, en donde el jefe toma
todas las funciones, así como la responsabilidad del mando. De esta forma los
subordinados desarrollan las actividades acorde con las instrucciones del jefe.
Este tipo de organización se fundamenta más en la autoridad y responsabilidad
que en las capacidades de las personas; por tanto cada subordinado es
responsable ante su superior de jerarquía, es decir siempre hay un supervisor que con autoridad dirige a un subordinado (se aplica en las pequeñas empresas).
Al implementar una estructura
lineal dentro de la empresa se deben tener en cuenta los aspectos positivos y
negativos, como:
Positivos:
* Es sencilla
y de fácil comprensión: debido a que la cantidad de cargos es relativamente
pequeña, la cúpula solo representa un cargo centralizador y el subordinado
únicamente se relaciona con su superior.
* Clara
delimitación de las responsabilidades de los cargos involucrados: Esto
proporciona una jurisdicción notablemente precisa.
* Estabilidad
considerable: Permite el funcionamiento tranquilo de la organización gracias a
la centralización de las decisiones por un lado y a la rígida disciplina
garantizada por la unidad de mando por el otro.
Negativos:
* Rígida e
Inflexible: La estabilidad y la constancia de las relaciones formales
pueden conducir a la rigidez y a la inflexibilidad de la organización lineal lo
que dificulta la innovación y la adaptación de la organización a nuevas
situaciones o condiciones externas.
* Excesivo
énfasis en la jefatura: La unidad de mando hace del jefe un generalista que no
puede especializarse en nada, la organización lineal impide la especialización
puesto que ocupa a todos los jefes en todos los asuntos posibles en la
organización.
Funcional:
Esta estructura se establece acorde
con la naturaleza de las actividades a realizar por departamentos o secciones,
basándose en los principios de la división del trabajo, teniendo en cuenta las
capacidades de las personas y el cargo a ocupar, los jefes se ubican por
departamentos o áreas de la empresa cumpliendo una función específica; el
supervisor de todos los jefes es el gerente o director de la empresa, quien
verifica que las actividades se desarrollen acorde con los objetivos y misión
institucional (aplicable a medianas y grandes empresas).
Aspectos a tener en cuenta en la estructura funcional
Positivos:
* Proporciona
el máximo de especialización a los diversos cargos de la organización:
esto permite que cada cargo se concentre exclusivamente en su trabajo o función
y no en las demás tareas secundarias.
* Permite
la mejor supervisión técnica posible: Cada cargo reporta ante
expertos en su campo de especialización.
* Separa
las funciones de planeación control de las funciones de ejecución:
Existe una especialización de la planeación y del control, así como de la
ejecución, lo cual facilita la plena concentración en cada actividad sin que
deba prestarse atención a las demás.
Negativos:
* Esparcimiento, en consecuencia perdida de la
unidad de mando: la sustitución de la autoridad lineal por la autoridad
funcional, relativa y dividida dificulta que los cargos superiores controlen el
funcionamiento de los cargos inferiores.
* Subordinación simple:
Si la organización tiene problemas en la delegación de autoridad,
también los presenta en la delimitación de las responsabilidades.
* Tendencia a la competencia entre los especialistas:
Puesto que los cargos son especializados en determinadas actividades tienden a
imponer a la organización su punto de vista y su enfoque en los problemas que
surgen.
Línea y Staff:
Este tipo de estructura
organizacional combina las relaciones lineales de autoridad directa con las de
consulta y asesoramiento con los departamentos o staff. Los departamentos en
línea se ocupan de las decisiones, y los de staff realizan apoyo y
asesoramiento. Esta estructura y la matricial son las únicas formas para cubrir
la organización en la pymes.
Aspectos a tener en cuenta en la estructura Línea y Staff
Positivos:
* Asegura
asesoría especializada e innovadora y mantiene el principio de autoridad.
* Actividad
conjunta y coordinada de los órganos de línea y los órganos de staff. La
organización línea-staff se caracteriza por la existencia de órganos
de línea y órganos de staff.
Negativos:
* Conflictos entre la asesoría y los demás órganos y
viceversa: existe un probabilidad de conflictos entre los órganos de
línea y los de staff basados en que el asesor de staff generalmente tiene mejor
formación académica pero menor experiencia; el personal de línea puede sentir
que los asesores quieren quitarles porciones de autoridad para aumentar su
prestigio y posición, etc.
* Dificultad en la obtención y mantenimiento
del equilibrio dinámico entre línea y staff: el tipo de organización de línea y staff puede
llevar a desequilibrios y distorsiones inevitables
FORMAS DE ORGANIZACIÒN
Hay tres formas fundamentales de organización empresarial: la
propiedad individual, la sociedad colectiva y la sociedad anónima. Una empresa
de propiedad individual es aquella que es propiedad de un individuo, que
lógicamente tiene pleno derecho a recibir los beneficios que genere el negocio
y es totalmente responsable de las perdidas en que incurre. La propiedad
individual es la forma más simple de establecer un negocio. Aunque la propiedad
individual es simple y flexible, tiene serios inconvenientes, pues la capacidad
financiera y de trabajo de una persona es limitada.
Organización Lineal
Se originó con los
antiguos ejércitos y en la organización eclesiástica de la era medieval. Es una organización muy simple y de conformación piramidal, donde cada
jefe recibe y transmite todo lo que sucede en su área, cada vez que las líneas
de
comunicación son rígidamente establecidas. Tiene una organización básica o primaria y forma un fundamento de la organización. Sus características las pasaremos a enunciar a continuación.
comunicación son rígidamente establecidas. Tiene una organización básica o primaria y forma un fundamento de la organización. Sus características las pasaremos a enunciar a continuación.
- Autoridad lineal y única: Es la autoridad del
superior sobre los subordinados. Cada subordinado se reporta solamente a
su superior, tiene un solo jefe y no recibe ordenes de ningún otro.
- Líneas formales de comunicación: La comunicación
se establece a través de las líneas existentes en el organigrama. Cada
superior centraliza las comunicaciones en línea ascendente de los
subordinados.
- Centralización de las decisiones: Su
característica es el desdoblamiento y convergencia de la autoridad hacia
la cúspide de la organización. Solo existe una autoridad suprema que
centraliza todas las decisiones y controla la organización.
- Construcción de la organización interna
Los principales
objetivos de la organización son: desarrollo, estabilidad e interacción. Esta
última es la provisión de medios para que sus miembros se asocien,
recíprocamente en actividades que hacen a la organización.
La organización
funcional
El principio fundamental es el Staff.
Este tipo de
organización se sustituyó en la organización lineal por la funcional en la que
cada operario pasa a reportar, no solo a su jefe superior, sino
a varios, pero cada uno en su especialidad.
a varios, pero cada uno en su especialidad.
Las características
principales de la organización funcional son:
- Autoridad funcional o dividida: Esta
se basa en la especialización, es autoridad de conocimiento y se expande a
toda la organización.
- Línea directa de comunicación: Las
comunicaciones son efectuadas directamente sin necesidad de
intermediarios.
- Descentralización de las decisiones: No es
la jerarquía sino la especialidad quien promueve las decisiones.
- Énfasis en la especialización: Cada
órgano o cargo contribuye con su especialidad a la organización.
Organización de una gran empresa industrial fabricante de tejidos
Staff: El Staff es el resultado
de la organización lineal y funcional, en esta organización existen órganos de
decisión en la asesoría.
Los órganos de línea
se caracterizan por la autoridad lineal y el principio escalar, mientras que
los órganos staff prestan asesoría a servicios
especializados.
especializados.
Organización de una gran empresa industrial fabricante de tejidos
RESUMEN
La organización se conforma mediante una red de
relaciones que se producen en el ámbito empresarial y que han sido
planificadas por la dirección y establecidas con anterioridad, es la
configuración que se hace de las diferentes tareas y responsabilidades, fijando
su estructura de manera que se logren los fines establecidos por la empresa.
La organización de empresa en los talentos (humanos,
financieros y materiales) de los que dispone la empresa, para alcanzar los
objetivos deseados. Son muchos los modelos de organización que podemos
encontrar.
SUMMARY
The organization is formed through a network of relationships that occur in the business field and that had been planned by the direction and laid down previously, is the configuration that is made of the different tasks and responsibilities, setting its structure so as to achieve the purposes set forth by the company. The Organization of company talent (human, financial and material) available to the company, to achieve the desired objectives. There are many models of organization we can find.
RECOMENDACIONES
para organizar una empresa hay que tener encuenta que este bien organizada y flexible para poder manejar bien la empresa.la organización empresarial corresponde al proceso de organización de empresa en los talentos (humanos, financieros y materiales) de los que dispone la empresa, para alcanzar los objetivos deseados.
CONCLUSIONES
para una buena organización tiene que haber comunicación y coordinador entre todos los que pertenecen a la empresa
APRECIACIÓN DEL GRUPO
Para una buena organización de una
empresa hay que saber cómo funciona una empresa tienes que tener visión,
misión por parte del empresario.
Ya que cada persona tiene diferente opinión.
GLOSARIO DE
Incurre:Llevar a cabo una falta u error.
BIBLIOGRAFÌA O LINKOGRAFÌA
http://clasificaciondelaempresas.blogspot.com/
http://es.slideshare.net/kerlyCarrera/niveles-empresariales-15495038
https://es.wikipedia.org/wiki/Organizaci%C3%B3n_de_empresas
http://assets.mheducation.es/bcv/guide/capitulo/8448146859.pdf
http://autoridad.blogspot.pe/2005/10/autoridad-y-responsabilidad-visin.html
http://3cero.com/organizacion-empresa-es-mucho-mas/
http://anayeli-organizacion.blogspot.pe/2009/05/principios-de-la-organizacion.html
http://www.apuntes.com/otros/principios-organizativos-de-una-empresa
http://es.slideshare.net/mparedeslo/principios-de-la-organizacion-39858843
